Ostatni kwartał roku to czas wzmożonej aktywności w intralogistyce, szczególnie w segmencie e-commerce, gdzie wolumen operacji magazynowych potrafi wzrosnąć nawet kilkukrotnie. Okresy takie jak Czarny Piątek, Święta Bożego Narodzenia czy noworoczne wyprzedaże to dla sklepów internetowych prawdziwe wyzwanie logistyczne. Wzmożony ruch w handlu oznacza nagły wzrost liczby zamówień, a co za tym idzie – większe obciążenie magazynu, zespołu pakującego i firm kurierskich. W takich momentach warto wcześniej zaplanować działania optymalizujące prace magazynu w sposób samodzielny lub z pomocą wykwalifikowanego doradztwa logistycznego.

Wsparcie specjalistów z doradztwa logistycznego umożliwia sprawdzone, skuteczne i sprawne wdrażanie rozwiązań. Oto kilka praktycznych wskazówek jakie eksperci logistyczni proponują podczas optymalizacji samego procesu magazynowego przed sezonowym szczytem sprzedaży:

1. Strategia dla produktów top-seller

Na magazynie logistycznym w bezpośrednim sąsiedztwie stanowisk pakowania zorganizuj wydzieloną strefę z towarami o najwyższej rotacji. Zamówienia składające się wyłącznie z towarów znajdujących się w tak wydzielonej strefie przekieruj bezpośrednio do magazyniera odpowiedzialnego za pakowanie i kontrolę. Osoba ta, otrzymując takie zlecenie, w jednym kroku wykonuje wszystkie czynności związane z jego realizacją. Taka mikrostrefa poprawia efektywność i skraca czas cyklu zamówienia nawet o kilkadziesiąt procent. Przy większej ilości stanowisk pakowania można tą strategię multiplikować, tworząc wiele stref z różnym asortymentem.

2. Automatyzacja wydawania gratisów i dodatków

Ustandaryzuj i zautomatyzuj proces wydawania gratisów, ulotek i drobnych towarów, które niemal zawsze są dodawane do zamówień. W ten sposób znacząco uprościć pracę na stanowisku pakowania. W pierwszym etapie należy sklasyfikować dodatki do maksymalnie pięciu kategorii, oznaczonych literami (np. A–E), i odpowiednio je przygotować w strefie pakowania. Następnie zadbaj, by pracownik otrzymał czytelną informację, jaką kategorię i w jakiej ilości ma dołączyć do przesyłki (np. „A – 2 szt.”). Operator doda element bez potrzeby dodatkowych czynności, takich jak skanowanie. W przypadku stałych działań warto rozważyć wdrożenie systemu pick by light oraz powiązanie kontroli wydania z zatowarowaniem opartym na metodzie kan-ban.

3. Wyodrębnienie pakowania jako osobnego procesu

Rozdziel proces kontroli od fizycznego pakowania. Pracownik zatrudniony na stanowisku kontroli odpowiada za sprawdzenie przesyłki, dodanie gratisów, wydruk oraz dołączenie dokumentów, a także przygotowanie etykiety kurierskiej. Gotową przesyłkę umieszcza w kuwecie i odkłada w wyznaczone miejsce. Następnie kuwety w sposób zbiorczy przekazywane są na stanowisko fizycznego pakowania, gdzie pracownik specjalizujący się wyłącznie w zabezpieczaniu przesyłek odpowiada za ich właściwe przygotowanie do wysyłki i naklejenie wcześniej przygotowanej etykiety. Jeden pracownik stanowiska zabezpieczania przesyłek zazwyczaj obsługuje kilka stanowisk kontrolnych. W trakcie wykonywania obowiązków nie dokonuje żadnych rejestracji w systemie informatycznym. Taki model zwiększa przepustowość i pozwala na lepsze wykorzystanie kompetencji zespołu.

4. Wstępne pakowanie towarów jednosztukowych

Dla produktów o dużym udziale zamówień jednosztukowych lub powtarzalnych zestawów wprowadź wcześniejsze pakowanie — jeszcze przed składowaniem. Podczas dostawy towaru, przed jego rozmieszczeniem w strefie składowania, jest on pakowany w opakowanie wysyłkowe, na przykład zabezpieczany folią transportową. Proces kompletacji polega na naklejeniu etykiety kurierskiej na towar w momencie jego pobrania. Etykieta może zostać wydrukowana wcześniej lub bezpośrednio przed wysyłką przy użyciu drukarki mobilnej. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku towarów, które i tak wymagają osobnego, niestandardowego pakowania (np. zwijania do tuby). Należy jednak pamiętać, że jest to strategia nieodpowiednia dla każdej firmy — przed jej wdrożeniem konieczna jest dokładna analiza procesów logistycznych. To podejście ma charakter nieszablonowy i wymaga przemyślanego wdrożenia. Jak wskazują rekomendacje doradztwa logistycznego, zastosowanie tego rozwiązania prowadzi do skrócenia czasu realizacji zamówień oraz eliminacji wąskich gardeł w okresach zwiększonego natężenia sprzedaży.

Podsumowanie

Nie tylko Black Friday czy święta mogą powodować spiętrzenie zamówień. Zwiększona sprzedaż może pojawić się także w trakcie kampanii promocyjnych, sezonowych akcji rabatowych czy premier nowych produktów.

Warto przygotować się wcześniej i wdrożyć rozwiązania, które pozwolą utrzymać płynność operacyjną w każdej sytuacji. Działania optymalizujące powinny obejmować nie tylko ekosystem magazynowy firmy, lecz całą jego logistykę – zaczynając od produkcji, poprzez procesy magazynowe, aż po finalizację i dostarczenie zamówienia do klienta końcowego.

W rezultacie skorzystania z usług doradztwa logistycznego wdrożone rozwiązania w istotny sposób wpływają na zachowanie płynności operacyjnej, terminową realizację zamówień, ograniczenie wąskich gardeł oraz zapewnienie wysokiego poziomu jakości obsługi i satysfakcji klienta.