Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja to nie kwestia szczęścia, a wcześniejszego przygotowania. Oto kilka sposobów, które sprawdziły się w praktyce i dają wymierne efekty:
1. Wcześniejsze przeliczenie
Kiedy stosować:
W magazynach o wysokim składowaniu oraz magazynach z dużą ilością indeksów o niskiej rotacji.
Jak to działa:
- Zidentyfikuj palety lub kuwety, które z dużym prawdopodobieństwem nie będą ruszane. Zwykle to towary wolno rotujące lub głębsze zapasy najczęściej umieszczone w trudniej dostępnych lokalizacjach.
- Przelicz je wcześniej, zapisz wynik i oznacz wizualnie, np. zieloną kartką.
- Jeśli do momentu inwentaryzacji zawartość palety zostanie naruszona – usuń oznaczenie.
- Podczas inwentaryzacji odhacz na liście palety z zieloną kartką jako już przeliczone, bez potrzeby ich fizycznego ściągania. Dane masz już zapisane!
Efekty wdrożenia:
- Znaczne skrócenie czasu inwentaryzacji, u rekordzisty nawet 80% szybciej!
2. Inteligentne podpowiedzi dat ważności i numerów partii
Kiedy stosować?
Jeśli rejestrujesz wyróżniki towaru (np. daty ważności, numery partii) i korzystasz z systemu WMS.
Jak to działa:
- Zleć przygotowanie listy podpowiedzi – system powinien automatycznie generować zestaw wartości, które magazynier może wybrać podczas zliczania towaru.
- Zadbaj o posortowanie i oznaczenie listy kolorami, aby ułatwić wybór:
- Na górze: wartości spodziewane na danej lokalizacji,
- W środku: wartości aktualnie występujące w magazynie przed inwentaryzacją,
- Na dole: wartości z wcześniejszych dostaw, które już nie występują na magazynie (np. z ostatnich 2 lat).
- Każda kategoria powinna być dodatkowo posortowana malejąco, np. według daty lub numeru partii.
- Komisja inwentaryzacyjna wybiera wartość z listy, zamiast wpisywać ją ręcznie – szybko, precyzyjnie i bez pomyłek.
Efekty wdrożenia:
- Skrócenie czasu pracy komisji zliczających o ponad 60%.
- Redukcja czasu kontroli nawet do 70% poprzez eliminację błędnych wpisów i konieczności ich weryfikacji.
3. Obowiązkowe podwójne odczyty lokalizacji
Kiedy stosować:
Jeśli spodziewasz się, że pierwszy odczyt wykaże różnice na dużej ilości lokalizacji (ponad 15% lokalizacji).
Jak to działa:
- Zorganizuj prace tak, by lokalizacje były kontrolowane w niedużym odstępie przez dwie niezależne komisje.
- Dla każdej lokalizacji masz do porównania trzy wartości – wyjściową, oraz dwie od każdej komisji:
- Jeżeli co najmniej dwa wpisy są zgodne – przyjmij je jako poprawny odczyt,
- Jeżeli wszystkie odczyty są różne – wyślij komisję wyjaśniającą i ustal rozbieżności.
- Na bieżąco analizuj i koryguj różnice – dzięki temu zwiększasz jakość pracy komisji (lepsza jakość odczytów), utrzymujesz tempo i unikasz czasochłonnych wyjaśnień po inwentaryzacji.
Efekty wdrożenia:
- Znaczne skrócenie czasu uzgadniania różnic.
- Krótszy całkowity czas inwentaryzacji.
4. Prowadzenie dzienniczka
Kiedy stosować:
Jeżeli tuż przed lub w trakcie inwentaryzacji napotkałeś na jakikolwiek problem lub miałeś wątpliwości – odnotuj zdarzenie.
Jak to działa:
- Spisz zauważone problemy (systemowe, organizacji pracy, ludzkie) w postaci punktów.
- Po przeprowadzeniu inwentaryzacji, wróć do tak utworzonej listy, a następnie:
- Wytypuj problemy, które możesz wyeliminować (np. zmiana/dodanie funkcji w systemie WMS), a następnie rozpocznij wdrożenie usprawnień,
- Dla pozostałych punktów z listy, jeżeli możesz, spisz procedurę rozwiązania. Przy kolejnym spisie natury masz już gotowy plan działania.
- Przed inwentaryzacją w kolejnym roku – zaglądnij do dzienniczka, będziesz wiedział jakie przeszkody mogą wystąpić i jak szybko na nie reagować.
Efekty wdrożenia:
- Kolejne inwentaryzacje będą przebiegać sprawniej, z czasem wyeliminujesz niespodziewane przestoje.
- Dokładnie zaplanujesz czas inwentaryzacji i zredukujesz niepotrzebny stres.
Skontaktuj się z nami i poznaj więcej sprawdzonych metod przyspieszenia i usprawnienia inwentaryzacji, ogranicz błędy operacyjne i wykorzystaj potencjał danych magazynowych do realnej poprawy wydajności.
